În condițiile actuale, sistemele electronice de management al documentelor (EDM) capătă din ce în ce mai mult statutul de element obligatoriu al infrastructurii IT. Datorită unor astfel de sisteme, întreprinderile industriale și companiile comerciale își măresc eficiența activităților. În timp ce în instituțiile statului, implementarea tehnologiilor SED permite rezolvarea sarcinilor legate de managementul intern, interacțiunea cu populația, precum și interacțiunea interdepartamentală.
Sistemul de circulație electronică a documentelor
În ciuda faptului că SED (SEDO) este o abreviere general acceptată, SAD (sau sistemul de automatizare a păstrării înregistrărilor) sau SADO (sau sistemul de automatizare a fluxului de documente) sunt de asemenea utilizate.
Dacă apelați la Wikipedia, puteți spune că sistemul electronic de gestionare a documentelor este un sistem organizatoric și tehnic care vă permite să asigurați procesul de creare, distribuție ulterioară, precum și gestionarea accesului la documentele electronice în rețelele de calculatoare. În plus, SED acționează ca un „corp de control” asupra fluxului de documente trimise organizației.
La început, acest tip de sistem a acționat doar ca un instrument de automatizare a sarcinilor în managementul clasic al biroului. Cu toate acestea, de-a lungul timpului au început să îndeplinească o listă mai mare de sarcini. Până în prezent, dezvoltarea unui sistem electronic de management al documentelor presupune nu numai rezolvarea unor sarcini precum lucrul cu corespondența și documentele de natură organizatorică și administrativă, ci și lucrul cu diverse documente legate de funcționarea internă a companiei (documente de personal, referință, documentație de proiect și reglementare, contracte etc).
În plus, SED poate ajuta la rezolvarea problemelor aplicate, în care componenta principală este lucrul cu documentația prezentată în formă electronică. Exemplu,poate fi controlul asupra interacțiunii cu clienții, aducerea activității departamentului de servicii în modul automat, procesarea contestațiilor din partea publicului, implementarea procesului de organizare a fluxului de documente de proiect etc.
Cu alte cuvinte, astăzi sistemul de circulație electronică a documentelor poate fi atribuit oricăror sisteme informaționale care permit lucrul cu documente în formă electronică.
În calitate de consumatori de tehnologii ale sistemelor electronice de gestionare a documentelor, există companii cu specific și sfere de activitate diferite. Cu toate acestea, consumatorul cheie este în continuare sectorul public (aproximativ 30%). Ceea ce este important, stabilitatea acestui gen de piață se bazează pe interesul manifestat de stat pentru SED. Și nici condițiile crizei nu au împiedicat dezvoltarea acesteia.
Dezvoltatorii SED
Atunci când alege o soluție care se referă la sistemele electronice de gestionare a documentelor, clientul are posibilitatea de a lua în considerare diverse opțiuni. Poate fi o soluție în cutie, o dezvoltare personalizată sau o soluție bazată pe o anumită platformă. De regulă, dezvoltatorii ruși oferă clienților soluții gata făcute, în timp ce cei occidentali sunt furnizori de platforme pe baza cărora este posibilă implementarea soluțiilor de proiect, precum și dezvoltarea personalizată.
Compania Cognitive Technologies oferă sistemul E1 Euphrates
Dacă vorbim de statistici, atunci 95% din structura totală a pieței pentru implementarea proiectelor de sisteme electronice de management al documentelor cade tocmai pe ponderea dezvoltatorilor ruși. Una dintre explicațiile pentru această stare de fapt este că specificul lucrului cu aceste documente sau cu alte documente, care se bazează pe tradițiile (fundamentele) interne ale managementului, este puternic în Rusia.
Soluții oferite de compania „Electronic Office Systems” (EOS)
Trebuie remarcat faptul că unelefurnizorii au început să ofere clienților SED în modul Software as a Service (SaaS). Cu toate acestea, o astfel de abordare se manifestă în continuare sub forma familiarizării cu posibilitățile oferite de sistem și nu acționează ca o abordare reală a automatizării fluxului de documente. Acest lucru se datorează faptului că, pentru început, este necesar să se identifice fiabilitatea și calitatea canalelor de comunicare, precum și să se stabilească relații mai de încredere între părți.
Reveniți la cuprins
Gestionarea conținutului întreprinderii
Sistemele de management al conținutului întreprinderii (ECM) sunt o tendință care este în prezent la început. Ele reprezintă o metodă de gestionare a resurselor informaționale ale organizației sau o metodă de gestionare a informațiilor corporative.
Compania „KORUS Consulting” oferă soluții pe platforma EMC Documentum
Fluxul documentelor în conceptul ECM este considerat una dintre sarcinile de asigurare a muncii legate de informațiile corporative. Dezvoltatorii occidentali sunt în principal susținători ai acestei abordări. Dar, în ciuda faptului că cererea pentru acest tip de tehnologie în Rusia tocmai se formează, multe ECM-uri interne includ unele componente ECM, inclusiv gestionarea documentelor și a imaginilor acestora, stocarea documentelor pentru o perioadă lungă de timp, fluxul de lucru sau gestionarea muncii. împărțit în fluxuri, precum și lucrul cu documente de natură colectivă. Tehnologiile SED diferă de ECM, deoarece în cea din urmă problemele de gestionare a conținutului web și multimedia sunt rezolvate mai profund.
Compania DIRECTUM oferă sistemul DIRECTUM clasa ECM
Reveniți la cuprins
SED în Rusia
Printre cele mai comune sisteme electronice de gestionare a documentelor din Rusia, se pot distinge următoarele:
- Directum
- Globus Professional
- DocsVision
- 1C: Circulația documentelor
- CAZ
- PayDox
- EUFRATE
- Sef-referent
- MOTIV
Reveniți la cuprins
Stat și SED
În perioada 2009-2010, statul a început să implementeze o serie de inițiative globale în Rusia, care au legătură cu organizarea interacțiunii electronice, manifestate într-o formă oficială, între stat, afaceri și populație. Aceste inițiative vizează creșterea procentului de pătrundere a IT în diverse aspecte, desigur, nu doar ale statului, ci și ale vieții sociale. Aceasta include aprobarea listei de servicii furnizate de stat populației prin intermediul internetului, precum și aprobarea prevederilor privind funcționarea sistemului interdepartamental de circulație a documentelor. Acesta a fost primul pas important spre implementarea sistemului conceptual de „guvernare electronică”.
Este important ca întrebarea referitoare la temeiul juridic al documentului electronic să rămână deschisă. Până în prezent, activitățile participanților săi sunt reglementate de GOST, prevederi, precum și legile privind utilizarea EDS (semnătura digitală electronică) și IT, precum și instrucțiuni privind problemele de arhivă și păstrarea evidenței.
În consecință, rezultă că procedura și regulile de lucru cu documentele sunt definite la nivelul reglementărilor de stat, precum și există cerințe care vizează asigurarea securității unor astfel de sisteme, dar statutul juridic al documentului electronic în sine are nu a fost consemnată în legislație.