Conţinut
- 1 Cum să scrieți corect o notă de afaceri?
- 2 Exemplu de scriere a unei note de serviciu
- 3 Notă de serviciu - o formalitate goală?
În esență, o notă de afaceri? un instrument de corespondență de afaceri în cadrul organizației, între angajați, nu sunt subordonați unul altuia. În acest caz, dacă angajatul scrie o notă unei persoane superioare, aceasta nu se va numi oficial, ci raport.
Scopul memoriului este de a explica și de a conveni aspecte ale problemelor de afaceri legate de munca unui angajat sau departament și legate de munca altui angajat sau departament. Se scrie o notă în acele cazuri în care comunicarea orală nu este suficientă și cererea trebuie să fie documentată.
Trebuie menționat că nota oficială este doar un document auxiliar, nereglementat de OKUD. Prin urmare, toate informațiile din notele oficiale nu conțin comenzi și comenzi.
Cum se scrie corect o notă de afaceri?
- cui este numit (F.V.O. în cazul dativ și funcția);
- numele documentului, data, numărul notei;
- o scurtă notă de subiect sau titlu;
- în „corpul” notei se descrie situația și se precizează cererea, sau se conturează acțiunile autorului în legătură cu situația;
- funcția de compilator, semnătura acestuia și F.V.O., uneori sunt necesare și semnăturile persoanelor interesate.
Este recomandabil să evitați cuvintele inutile și expresiile complexe din notă. Este necesar să se sublinieze în esență esența problemei sau a situației, dacă este posibil, fă-o pe scurt. Deoarece nota indică numărul său de serie, este logic ca astfel de note să fie înregistrate înrevistă specială. Designul „șapei” poate fi central sau de colț (legat de marginea documentului).
Pentru a evita opțiuni diferite, fiecare companie își dezvoltă propriul formular cu antet. În același timp, este posibil să vă ghidați după regulile Federației Ruse GOST R 6.30-2003 „Sisteme unificate de documentare”.
Angajaților le va fi mai ușor să întocmească documente dacă există un manual de instrucțiuni aprobat prin ordinul manageruluiși cu instrucțiuni generale de redactare a diferitelor tipuri de memorii (de raportare, oficiale, explicative).
Opțiunea ideală este de a plasa mostre de scris lângă astfel de instrucțiuni și/sau de a oferi angajaților formulare gata făcute.
Pentru întreprinderile a căror gestionare a documentelor este în mare măsură computerizată, jurnalul înregistrărilor, formularele de note și documentele gata făcute pot fi stocate într-un folder separat accesibil prin intermediul rețelei locale pentru toți utilizatorii interesați.
De asemenea, ați putea fi interesat să aflați mai multe despre completarea unei cereri de angajare. Puteți citi despre asta aici.
Și, de asemenea, informații utile despre împuternicirile pentru dreptul de semnătură, cu exemple de redactare a acestora.
O mostră de scriere a unei note de serviciu
Departamentul de automatizare Șeful departamentului de vânzări
SRL „ADA” către I. N. Slovianskyi
NOTĂ OFICIALĂ
04.04.15 Nr 3-4/8
Despre informarea utilizatorilor de PC
Noul software va fi instalat marți, 7 aprilie 2015. Vă rugăm să informați managerii despre necesitatea de a transfera toate informațiile de lucru pe medii amovibile pentru a evita pierderea acestora în timpul procesului de reinstalare.
Şeful departamentului de automatizare (semnătură) A. P. Veniaminov
Exemplu de scriere a unei note de serviciu - descărcare.
Oficialnota este o formalitate goală?
Desigur, pentru o companie mică, o notă poate fi o formalitate inutilă, necesită timp și efort. Dar într-o organizație mare, unde sunt mulți angajați, există departamente, o notă poate fi utilă. În acest caz, nota va servi ca memento scris despre interacțiunile necesare între departamente.
În structurile mari, neatenția în redactarea unui memoriu sau neglijarea redactării acestuia poate avea ca rezultat un timp excesiv alocat clarificării oricăror circumstanțe, găsirii responsabililor pentru apariția problemelor și inconsecvență în activitatea departamentelor.
Pentru a ne imagina clar necesitatea unei atitudini corecte față de documentația oficială, să ne imaginăm o astfel de situație. În legătură cu orice sărbătoare, departamentul economic alocă o zi lucrătoare suplimentară angajaților săi pentru curățarea la timp a teritoriului.
Neanunțarea departamentului de securitate poate duce la o neînțelegere. Pur și simplu, angajații nu vor avea voie să treacă, deoarece departamentul de securitate nu știe nimic despre măsurile în legătură cu vacanța.
Întrebări despre memoriile oficiale
Adresarea directorului nu este o comunicare orizontală și, prin urmare, o astfel de notă nu va fi considerată oficială. Un apel către șef este o notă de raport.
În conformitate cu GOST R 6.30-2003, documentele sunt întocmite pe foi de format A4.
Nu există niciunul. Un memoriu este o modalitate de comunicare între departamente. Răspunzând la o întrebare sau oferind o notăeste întocmită ca un memoriu oficial corespunzător. Totodată, în antetul răspunsului este indicat numărul notei la care a fost scris răspunsul.